Dobra organizacja biura to podstawa przyjemnej i efektywnej pracy. Przestrzeń, którą dysponujemy, zwykle jest dość mocno ograniczona, więc powinniśmy wykorzystać ją jak najlepiej. Aby tak było, potrzebujemy nie tylko wysokiej jakości sprzętu do pracy, ale też gadżetów i pomocy, które uporządkują biurowy chaos. A ponieważ wciąż ważnym nośnikiem informacji jest papier, niezbędne będą odpowiednie akcesoria do archiwizacji dokumentów. Jakie mamy pomoce dostępne na rynku? Co sprawdza się najlepiej? Przyjrzyjmy się kilku z nim.
Akcesoria pomocne do archiwizacji dokumentów
- Przechowywanie
Sposobów na segregację i przechowywanie dokumentów jest co najmniej kilka. Podczas wyboru akcesoriów biurowych weźmy pod uwagę osobistą wygodę oraz pojemność naszego archiwum. Niektórzy są zwolennikami pudełek i takich pudeł archiwizacyjnych możemy znaleźć na rynku sporo. Jakie są ich największe zalety? Na pewno są one bardziej przyjazne dla środowiska niż plastikowe segregatory i okładki. Występują w różnych wariantach, np. jako tradycyjne pudełka na akta, szerokie pudła z przedziałkami na archiwa czy pudełka na czasopisma. Mogą one zastępować plastikowe koszulki i segregatory lub być ich dodatkowym zabezpieczeniem. Wybierając produkty do swojego biura, kierujmy się nie tylko pasującym do naszych upodobań kolorem czy najniższą ceną; istotne są również takie szczegóły jak odpowiednia ilość miejsca na opisanie dokumentów, które ułatwi nam odnalezienie potrzebnych w danej chwili treści.
Oczywiście nie jesteśmy w stanie wyeliminować z naszego życia plastiku w stopniu całkowitym, dlatego będą nam potrzebne również takie akcesoria, jak koszulki i albumy ofertowe zabezpieczające papier przed wilgocią, zagnieceniem i zabrudzeniem; deski z klipsem czy pojemniki z szufladami do przechowywania najczęściej używanych dokumentów.
- Niszczenie
Ktoś kiedyś powiedział, że dla naszego mózgu równie ważną umiejętnością co zapamiętywanie, jest zapominanie informacji, które nie są nam już potrzebne. Zasadę tę możemy odnieść również do miejsca pracy. Gdybyśmy przechowywali i archiwizowali absolutnie wszystko – od ważnych umów do ulotek reklamowych, szybko zabrakłoby nam miejsca na właściwą przestrzeń do pracy. Każdy przedsiębiorca zdaje sobie również sprawę, że dokumentów zwykle jest i tak za dużo jak na skromny metraż zajmowanego lokalu. Dlatego wszytko, co już można zniszczyć, powinno się zamienić w makulaturę.
Nie jest to takie proste, kiedy mamy świadomość odpowiedzialności karnej za rozpowszechnianie danych osobowych. Z pomocą w tej kwestii przychodzi kolejne niezbędne akcesorium: niszczarka biurowa. Dlaczego jest tak istotna? Po pierwsze w perfekcyjny i wydajny sposób zamieni niepotrzebne treści w niezrozumiałą dla nikogo makulaturę. Nie udałoby się tego osiągnąć poprzez tradycyjne cięcie papieru nożyczkami. Po drugie, oszczędza pracownikom ogromną ilość czasu, którą musieliby przeznaczyć na dokładne pozbycie się danych ze zgromadzonych archiwów. Nowoczesne niszczarki biurowe poradzą sobie także z plastikowymi kartami, a nawet gwarantują dobrze wykonaną pracę bez wcześniejszego usunięcia zszywaczy czy spinek – maszyny wykonują to za nas same.
Podsumowując, aby dobrze zorganizować swoją pracę, warto zainwestować w sprawdzony sposób segregacji i archiwizacji ważnych dokumentów. Nie zapominajmy również o bezpiecznym pozbywaniu się tych, które straciły już swoją ważność.